انجام فعاليت‎هاي فرهنگي و اجتماعي وقتي اثربخش خواهند بود كه علاوه بر هدف مداري به پارامتر مهم زمان توجه ويژه داشته باشيم.

چنانچه در اصول اوليه طراحي و برنامه‎ريزي به انجام هر كدام از فعاليت‎ها در زمان خاص خود توجه نشود اثرگذاري لازم را نداشته و يا بدليل عدم سازگاري با ديگر فعاليت‎ هاي انجام شده اثرگذاري كمتري خواهند داشت.

لذا توجه به مديريت زمان و كنترل و نظارت در اجراي دقيق هر كدام از فعاليت‎ ها براي رسيدن به اهداف موردنظر به ما اين امكان را خواهد داد تا با توان لازم نسبت به انجام هر پروژه در زمان مقرر دقت بيشتري داشته باشيم.

شيوه‎نامه استفاده از جدول زمانبندي فعاليت ها

روند كلي از اين قرار است كه براي پروژه‎ هاي مختلف فعاليت هاي تحت پوشش ، تفكيك و نام گذاري مي‎شود.

طبيعتاً در اين تقسيم‏بندي اولويت‎هاي زماني مهمترين ملاك مي‎باشد. به عنوان مثال چنانچه پروژه 01 به 5 فعاليت تقسيم شود ابتدا بايد فعاليتي انجام شود كه به فعاليت ماقبل خود وابستگي نداشته باشد و چنانچه چند فعاليت هيچكدام به همديگر وابستگي نداشته باشند بايد فعاليتي انجام شود كه مهمتر است.

 گاهاً ممكن است انجام فعاليت‎ها به همديگر وابستگي نداشته باشند و ممكن به پارامترهاي ديگري از جمله مسائل و سياست هاي كلي سازمان و يا عوامل ديگري وابستگي داشته باشد.

 مثلاً چنانچه قرار باشد عمليات فيلمبرداري از مناظر طبيعي و يا كشاورزي انجام گيرد بايد درباره زماني طراحي شود كه كمترين اتلاف وقت را داشته باشيم و مسائلي اقليمي ، هواشناسي و... در نظر گرفته شود. لذا ابتدا بايد در طراحي زمان بندي هر كدام از پروژه‎ها ، كارشناسان موضوعي فعاليت‎هاي مختلف را با ديدگاه هاي كارشناسي و فني بهترين زمان براي انجام بهينه آن فعاليت را با ذكر وابستگي‎هاي فني مشخص، سپس زمان بهينه را براي اجراي آن در جدول پيوست مشخص نمايند. مثال: براي پروژه با كد (01)، 5 فعاليت در نظر گرفته شده است فعاليت A،B، C، D، E، فعاليت A مهمترين فعاليت است كه بايد ابتدا انجام گيرد همه فعاليت‎ها بجز فعاليت D به آن وابسته‎اند يعني تا فعاليت A انجام نگيرد ساير فعاليت‎ها انجام نخواهد شد ولي فعاليت D به آن بستگي ندارد و مي‎تواند از ابتدا شروع شود. فعاليت A بلحاظ زماني براساس امكانات موجود به 15 روز وقت نياز دارد و فعاليت D حدود 4 ماه زمان لازم خواهد داشت لذا در جدول بصورت زير مشخص مي‎گردد. زمان فعاليت فعالیت B به فعاليت A وابسته است و فعاليت C به فعاليت B وابسته است هركدام از آنها به ترتيب 2 ماه و 3 ماه وقت لازم دارند. فعاليت E به فعاليت C و D وابسته است پس اگر چه فعاليت D زودتر تمام مي‎شود ليكن تا پايان فعاليت C نمي‏توان فعاليت E شروع كرد. براين اساس مي‎بينيم كه اين زمانبندي به ما كمك مي‎كند تا براساس اولويت‎ها از امكانات استفاده كنيم مثلاً اگر براي انجام فعاليت E به لوازمي نياز داريم و محدوديت مالي و انساني داريم اولويت اين است كه اين امكانات را در ساير فعاليت‎ها استفاده كنيم تا تامين مجدد نيازهاي فعاليت E تهيه شود. مهمترين فعاليت در اين برنامه انجام فعاليت C است كه اين محدوده را ”محدوده بحراني“ مي‎گويند. چرا كه خود به فعاليت‎هاي قبلي وابسته است و انجام فعاليت‎ نهايي پروژه نيز بلافاصله بعد به آن وابسته است لذا در اين محدوده بايد توجه خاصي به تهيه ابزار و امكانات بشود. لازم به ذكر است كه از جدول زمان بندي فعاليت ها مي‎توان حسب نياز مورد استفاده كارشناسان هر بخش نيز قرار گيرد و آن ها نيز طبق توضيحات فوق‎الذكر فعاليت ها و ماموريت هاي محول شده را در قالب زمان بندي سالانه بطور مشخص تنظيم كنند. اميد آنكه با برنامه‎ريزي دقيق در انجام بهينه فعاليت‎ها و وظايف خود موفق باشيم.